Лайфхаки тайм-менеджмента

Умение эффективно распоряжаться своим временем – это то, чему следует обучиться как можно раньше. Когда планирование станет вашей привычкой, тогда сможете добиваться больших результатов в своей деятельности. С чего начинать?

1. Составляйте список задач.

Начиная трудовой день, подумайте о том, что сделает его успешным. Какое важное дело вы сегодня сможете завершить? Что позволит в его итоге испытать чувство завершенности и продуктивности? Запишите перечень этих мыслей и внесите их как план действий в свой ежедневник. Самые тяжёлые и важные задачи лучше намечать на первую половину дня. Если вы не можете внести новые задачи в свой рабочий график, то стоит пересмотреть приоритеты дел.

Можете использовать блокноты и приложения. Пользуйтесь бумагой для записей или блокнотом, но в дальнейшем рекомендуется купить ежедневник. Обратите свое внимание на записные книги от  Moleskine. Если же вам удобнее составлять список дел в электронном варианте, воспользуйтесь замечательными приложениями Nozbe, Remember the milk или Google Calendar. Их можно скачать бесплатно. Они практичны и очень удобны. Ведь держать в голове все запланированные встречи, звонки и другие дела – неэффективно.

2. Распределяйте своё время.

Заказать продающий текстДелайте это в соответствии со своими жизненными ценностями и приоритетами. Понимание самого себя имеет большое значение в управлении временем. Например, если семья для вас важнее всего, тогда вам нужно выстраивать свой план в соответствии с семейными ценностями.

Постоянное сидение за столом пагубно сказывается на здоровье. Делайте перерывы во время рабочего дня. Лучше – в активной форме. Например, прогуляйтесь на свежем воздухе. Такая 5-10-ти минутная разрядка благотворно повлияет на самочувствие и поможет затем сконцентрироваться на своих обязанностях.

Помните о природной потребности во сне от 7-ми до 9-ти часов в сутки. Жертвовать сном ради того, чтобы повеселиться или сделать побольше разных дел – недальновидно. Возможно вам удастся преуспевать какой-то определенный срок, однако для дальнейшего развития эта привычка деструктивна по своей сути. Усталость и сонливость вряд ли помогут эффективно использовать время, как бы идеально вы его ни спланировали. Поэтому возьмите за правило спать 7-9 часов каждую ночь.

3. Распределяйте задачи.

Планируя свой день, определитесь, какую лягушку вам нужно съесть – то есть какое очень значимое, но неприятное для вас дело нужно сделать в первую очередь. Эту методику описывает в своей книге Брайан Трейси. Идея заключается в том, что если вы справитесь с самой трудной или малоприятной задачей с утра, все остальные покажутся вам легкими по сравнению с ней. Вы ощутите облегчение, потому что ничего хуже или труднее, чем то, что уже сделано, не будет нависать над вами.  

Знаете ли вы, что человек не может быть продуктивным на 100% в течение всего рабочего дня? У вас может быть стандартный восьмичасовой рабочий день, но лишь его половина является продуктивной. Остальная часть обычно занята встречами, перепиской по почте, просмотром интернет-страниц и другими текущими делами. Подсказка: Планируйте наиболее важные и приоритетные дела на утро, чтобы выполнить их до того, как вы устанете или вас что-нибудь отвлечёт.

Заказать статью на блог Выполняйте стратегически важные и текущие дела в разное время. Первые – это те, за которые компании и заказчики готовы платить деньги: разработка новых идей, расширение ассортимента товаров, способы уменьшить расходы и т. п. Такие задачи трудно решать под конец рабочего дня, поэтому на вечер лучше оставлять выполнение повседневных текущих дел. Например, пересмотр бумаг, обновление систем безопасности и т. д.

4. Многозадачность – неэкономная трата времени.

Вы получите больший результат, если будете выполнять только одну задачу в определённый период дня. Например, утром выделяйте один час на работу с коммерческими предложениями, а потом делайте небольшой перерыв и приступайте к выполнению другого задания.

Делите ход исполнения больших замыслов на отдельные действия. Способность завершать большие проекты – один из главных секретов по управлению временем. Например, вас назначили ответственным за организацию и проведение корпоративной конференции. Начните с просмотра нужной информации, спросите совета у людей, которые уже имеют опыт в этом деле, и вам станет намного легче справиться с поручением. Ведь у вас в голове начнет выстраиваться конкретная «картинка» плана действий. 

5. Научитесь эффективно делегировать задачи.

Истинные профессионалы передают рутинные дела подчинённым, а сами фокусируют свое внимание на более важных. Основные принципы правильного делегирования: опишите задачу и поставьте сроки её выполнения, попросите проинформировать вас о завершении порученного дела.

6. Анализируйте свой день.

Заказать пост для соцсетей Поставьте на телефоне будильник на каждый час. Как только он прозвонит, сделайте глубокий вдох, посмотрите на свой список задач и спросите себя – был ли этот час продуктивным? Потом подумайте о том, как эффективно использовать следующий. Управляйте своим временем час за часом. Не позволяйте ему управлять вами.

Вечером тоже нужно сделать анализ всех событий. На чём было сфокусировано ваше внимание? Что отвлекало? Что поможет быть более продуктивным завтра? Ведь если вы не получаете желаемого, значит нужно менять алгоритм каждодневных действий. Иначе неутешительный результат будет повторяться.

Каждые 7 дней анализируйте свою неделю. Это одна из лучших привычек по тайм менеджменту, которую вы можете развить. Концепт еженедельного анализа лежит в основе книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок». Он включает в себя несколько этапов. Первое, что нужно сделать, это просмотреть свой план за прошлую и текущую недели. Особое внимание уделите всем незаконченным делам и незакрытым вопросам. Затем пересмотрите все личные и служебные непрочитанные входящие сообщения в почтовом ящике. Их надо рассортировать по другим папкам или очистить. Следующий этап –  пересмотр ваших годовых целей и составление плана работы над ними в течение следующей недели. Такая практика поможет лучше спланировать свое время и избежать неприятных сюрпризов.

7. Извлекайте уроки из прошлых неудач.

Попытки скрывать от себя самого свои же просчёты, не приводят к успехам. Принимайте ошибки, анализируйте их и двигайтесь вперед. Например, если ваш телефон постоянно разряжается под конец рабочего дня, приобретите ещё одно зарядное устройство специально для офиса. Это позволит сохранить время и избежать беспокойства, когда вам нужно будет сделать срочный звонок.


Поделиться:


Комментариев еще нет.

Оставить комментарий